A ferramenta, desenhada para a gestão diária das tarefas dos hotéis, melhora o serviço ao hóspede graças à imediatez e às suas modernas funcionalidades.

A equipe informática e a equipe corporativa de Recepções do RIU Hotels & Resorts acabam de apresentar um de seus projetos mais ambiciosos dos últimos anos, o desenvolvimento de seu próprio aplicativo interno para a gestão de tarefas nos hotéis Riu Staff. 

Esta nova ferramenta é o resultado de dois anos e meio de trabalho, ao qual a empresa destinou um esforço de 40.000 horas de desenvolvimento e a contribuição de mais de 50 profissionais da casa, bem como um investimento de 450.000 euros na compra de dispositivos, servidores e redes inalâmbricas. 

O novo app melhora o serviço ao hóspede pela rapidez e agilidade, e também graças à contribuição dos funcionários de diversos hotéis que, com sua experiência, propuseram melhoras e ampliação de funcionalidades para adaptá-lo perfeitamente às necessidades de gestão do hotel.

O novo app supõe uma melhora considerável pela imediatez e agilidade que dá ao trabalho diário dos apartamentos de housekeeping, serviços técnicos, minibares e direção, com a novidade de que também funciona de forma completamente off line, em caso de que o wi-fi do hotel ou os dados do dispositivo falhem. 

O primeiro hotel a operar com o Riu Staff foi o Riu San Francisco em setembro de 2022 e, depois de superar todas as provas com sucesso, iniciou-se sua implementação que atualmente está completa em 27 hotéis. O resto dos estabelecimentos da rede RIU usa atualmente um aplicativo externo que será substituído por Riu Staff nos próximos meses, com o objetivo de que a implementação em todos os hotéis possa estar completa antes de finalizar 2024.

O aplicativo permite que os diferentes departamentos possam fazer uma gestão remota de suas funções mediante o uso dos celulares. Assim, permite agilizar de maneira significativa a supervisão, designação e execução de tarefas. 

O aplicativo garante a execução e rastreamento das tarefas, mostrando a informação em tempo real do estado das mesmas aos diferentes perfis de usuário. 

Para o desenho das funções do aplicativo foi chave a participação da equipe corporativa de Recepções, que contribuiu com seu profundo conhecimento do funcionamento do dia a dia do hotel. De fato, o aplicativo vem cobrir muitas tarefas que antes da digitalização passavam pela recepção do hotel.

O novo aplicativo está integrado com Rumbo, o Property Management System do RIU, sistema próprio interno para a gestão hoteleira que inclui diversos módulos para cobrir todas as áreas da empresa. Este último, por sua vez, está sincronizado com o app Riu Guest, que é a ferramenta que empregam os clientes, antes, durante e depois de sua estadia. 

Portanto, quando um cliente faz um pedido de seu celular, este passa a Rumbo, que o envia ao Riu Staff. O trabalhador o executa e a comunicação se repete ao contrário para avisar o cliente que seu pedido está completo. Portanto, produz-se uma comunicação bidirecional que agiliza muito tanto a comunicação no hotel como a resolução das incidências e tarefas.  

Esta adaptação às ferramentas de gestão do RIU, bem como o envolvimento de funcionários de operações do hotel, permitiu uma excelente adaptação às necessidades reais dos trabalhadores do hotel. 

Entre as melhoras introduzidas estão a gestão das atenções, criação de tarefas ou incidências vinculadas aos clientes e não ao apartamento, bem como ambiciosos projetos de futuro, com os que se cobrirão também as necessidades de Higiênico Sanitário, manutenção preventiva e a gestão de obras.